Política de tratamiento de datos personales
GENERALIDADES
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581
de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos
personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos así como el derecho a la información; por tanto PACIFIC DMC, teniendo en
cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se
permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en
especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter
personal que recoja y maneje PACIFIC DMC.
El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la
información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o
privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información
personal. Portanto, PACIFIC DMC, acoge tales disposicionesteniendo en cuenta que para el
desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos
a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales yempleados.
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de PACIFIC DMC de proteger
el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la
información que sobre ellas se archive en bases de datos, PACIFIC DMC, se ha diseñado la
presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se
describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de
nuestro sitio web, correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de
voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro
se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que
participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados,
proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.
La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad
aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.
OBJETIVO GENERAL
Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la
información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los
clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes PACIFIC DMC, ha
obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos
establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la
expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo
17 de la referida ley.
DEFINICIONES
1. Autorización: Se refiere al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
que
PACIFIC DMC, o sus Encargados lleven a cabo el Tratamiento de los Datos
Personales del titular
2. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
3. Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean
objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos. Las Bases de Datos de
propiedad de PACIFIC DMC, se detallan en la sección VI de las presentes
políticas.
4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de
información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que
puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser
públicos, semiprivados oprivados.
5. Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales
que realice PACIFIC DMC o los Encargados del Tratamiento por cuenta de las
ventas tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta
del responsable del tratamiento.
7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
8. Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política.
Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni
pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto
sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio
de actividadcomercial.
10.Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para
el titular.
11. Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos
de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datosbiométricos
12. Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato, generado por PACIFIC DMC que ha sido puesto a disposición del Titular
para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información
relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se
pretende dar a los Datos Personales.
13.Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez,
es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
14. Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento,
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización
de un tratamiento por el Encargado en sistemas de calidad.
DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA COMPAÑÍA TODOS LOS TITULARES DE DATOS
PERSONALES
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de
datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier
tercero con el cual PACIFIC DMC, sostenga relaciones comerciales y laborales
deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del
cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a
ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier
momento frente a PACIFIC DMC, respecto a los datos que considere parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a
PACIFIC DMC.
3. Derecho a ser informado por PACIFIC DMC, previa solicitud del titular de los
datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
4.Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que
considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando
considere que PACIFIC DMC, no ha respetado sus derechos y garantías
constitucionales.
6.Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida
compartir con PACIFIC DMC, para lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia
de Informática y Tecnología, se encarga de conservar y archivar de forma segura y
confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales
debidamente otorgadas.
CASOS EN LOS CUALES LA EMPRESA NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL
TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER
1.Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o
administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
2.Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por
el ámbito de aplicación de la norma.
3.Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
4.En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines
históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que
ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA SIN
NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a
través de cualquier medio cuando así lo soliciten a PACIFIC DMC.
A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún
requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información
y cuya autorización sea entregada a PACIFIC DMC.
DEBERES QUE TIENE LA EMPRESA RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS
PACIFIC DMC, reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares
de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este
sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los
términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en
su calidad de responsable del tratamiento:
1.La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa
por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
2.La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados,
proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al
cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía
deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de
datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate.
Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de
formatos físicos, a través de los sitios web de PACIFIC DMC, entre otros.
3. La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter
facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
4.En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le
asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
5.La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de
la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los
cuales se podrá tener la página web de http://www.PACIFICTRAVEL.CO y las oficinas de Servicio al Cliente de la
empresa PACIFIC DMC, o al correo electrónico info@pacifictravel.co
6. La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de
conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la
actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por
conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
7. La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos
personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado
o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los
datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PACIFIC DMC, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros,
entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos,
filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas
finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
. Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción,
marketing, publicidad.
. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores,
empleados y terceros vinculados.
En relación con lo anterior, PACIFIC DMC, podrá ejecutar las siguientes acciones:
1.Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir
y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le
otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que
para cada caso estimeconvenientes.
2.Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
3.Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida
forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
4.Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las
empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus
bases de datos previaslas debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
5.Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o
entidades afiliadas y aliados estratégicos.
LA AUTORIZACIÓN
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, PACIFIC DMC,
requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por
parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos
garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha
autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico,
electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de
herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente
información:
. Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
. Datos recopilados
. Finalidades del tratamiento
. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o
supresión de datos
. Información sobre recolección de datos sensibles.
DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012,
los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para
obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los
términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios
técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá
otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) Por escrito, (ii) De forma verbal
o (iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera
razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una
conducta inequívoca.
Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10º del Decreto 1377 de 2013,
PACIFIC DMC, publicará en diarios de amplía circulación nacional, el aviso de
privacidad a través del cual comunico la existencia de la presente política, informando al
respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio. Conforme se indica en este
Decreto, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del
anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para
solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán
continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de
datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de
la información.
PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario
1377 de 2013, PACIFIC DMC, asegura que el Tratamiento de los datos personales
de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual,
en las actividades comerciales y de mercadeo que realice PACIFIC DMC, deberá
contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del
representante legal de la niña, niño o adolescente.
FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS
TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la
compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
A). PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:
Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a
PACIFIC DMC, por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al
manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley
regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
1.La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios
definidos en la presente política para tal fin, dirigido a PACIFIC DMC, con la
identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso,
acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el
escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses
desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida,
se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
2.Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro
individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga «reclamo en
trámite» y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
3.El solicitante recibirá una respuesta por parte de PACIFIC DMC, dentro de los
diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido
conocimiento efectivo de la solicitud.
4. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primertérmino.
B.CONSULTAS:
La Política de manejo de la información personal por parte de PACIFIC DMC, y
los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán
ser Consultados a través de los siguientes medios:
http://www.PACIFICTRAVEL.CO info@PACIFIC DMC, Servicio al cliente.
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando
considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos
han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a
través del siguiente correo electrónico: info@pacifictravel.co
Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la
consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora
e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
C.RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
PACIFIC DMC, Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la
presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: PACIFIC DMC
RTN: 67212
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el
área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el
Departamento de Calidad a través del correo electrónico info@PACIFIC DMC
D.ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
Eventualmente, PACIFIC DMC, podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes:
Razón social: PACIFIC DMC
RTN: 67212
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el
área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el
Departamento de Calidad a través del correo electrónico info@PACIFIC DMC
POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
Para PACIFIC DMC, es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas,
jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los
datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, disponibilidad, integridad,
uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que
internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio
cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los
sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son
las siguientes:
1.Políticas en la Infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos (Sistema de
prevención de intrusos (IPS), Firewalls, correo seguro, control de contenido, control de
acceso a la red NAC y antivirus).
2. Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la
información, aplicaciones y bases de datos (módulos de seguridad).
3. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores
de la organización
4. Políticas de implementación tecnológica que respalda la información contenida en las
distintas plataformas.
5.Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de
información.
6.Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
7.Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.
8.Procedimientos de Autocontrol y respuesta a Auditoría interna y Externa.
9.En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se
incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivasimplicaciones.
10.Aviso Habeas Data. Por el hecho de participar en el Evento, todo participante declara
conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada
PACIFIC DMC para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar,
intercambiar, actualizar y disponer de los datos o información parcial que le suministró, y
a efectos de participar en el Evento; así como para transferir dichos datos o información
parcial o total a sus comercios y empresas con el fin de que PACIFIC DMC, pueda
ofrecer sus productos y/o servicios a sus clientes de una manera más personalizada y
directa, y además a contactar a la persona en caso tal de resultar ser el ganador del
Evento, a hacer envío de información publicitaria de las marcas propias, mailing, sms,
correo directo y, comercializar todos los datos e información que de forma voluntaria
suministró al momento de participar en el Evento. La utilización de la base de datos será
desde el inicio del Evento hasta el día en QUE PACIFIC DMC entre en liquidación.
PACIFIC DMC, garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos
personales suministrados por sus clientes en virtud de lo dispuesto en la normatividad
regulatoria del derecho al HABEAS DATA, para lo cual se permite informar:
1.Que el derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y
rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella en archivos y
bancos de datos de naturaleza pública o privada.
2.Que el cliente como titular de la información podrá acceder a sus datos en cualquier
momento, por lo cual podrá modificarlos, corregirlos , actualizarlos, revocar y solicitar
prueba de la autorización dada si así lo considera a través de este medio o a través de la
oficina de Servicio al Cliente de PACIFIC DMC.
3.Que el cliente como titular de la información tiene la facultad o no de informar aquellos
datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se la haya dado
a sus datos.
4. Que para el ejercicio pleno y efectivo de este derecho por parte de todos sus clientes,
PACIFIC DMC ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán
presentar sus solicitudes y/o quejas y/o reclamos: info@pacifictravel.co.
Atentamente:
PACIFIC DMC
